Právní informace · náhled
Ochrana osobních údajů
Obsah dokumentu
Verze: 1.0 · Účinnost od: [DOPLNIT při zveřejnění]
1. Kdo je správce a jak nás kontaktovat
Správcem je Codeline iLab s.r.o., IČO 24917028, se sídlem Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, zapsaná u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 445891 („my“). Ve věcech osobních údajů nám pište na gdpr@doklio.cz, do datové schránky 7jibmhq nebo na adresu sídla. Vady služby reklamujte na podpora@doklio.cz, platby a daňové doklady na fakturace@doklio.cz, obojí i datovou schránkou (Reklamační řád).
Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; ve všech věcech osobních údajů nám pište na uvedený e-mail.
2. Kdy jsme správce a kdy ne
2.1 Jsme správcem údajů o Vás jako o uživateli a zákazníkovi Doklia: účet, fakturace, komunikace s námi, bezpečnost a provoz služby.
2.2 Obsah, který do Doklia vkládá účetní kancelář nebo její klient (doklady, mzdové údaje zaměstnanců, rodná čísla, datové zprávy), zpracováváme jen podle jejich pokynů jako zpracovatel. Pokud jste zaměstnanec nebo obchodní partner firmy, která Doklio používá, obracejte se se svými právy na tuto firmu nebo její účetní kancelář; žádost, která přijde k nám, jim bez zbytečného odkladu předáme a pomůžeme s jejím vyřízením.
3. Jaké údaje, proč, na jakém základě a jak dlouho
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Účet a přihlášení | jméno, e-mail, heslo (jen jako bezpečnostní otisk – hash, nikdy v čitelné podobě), role a firma, ke které máte přístup, nastavení vzhledu | plnění smlouvy, jste-li jejím účastníkem; u pozvaných uživatelů oprávněný zájem zákazníka i náš na tom, aby jeho lidé mohli službu používat | po dobu existence účtu; po jeho zrušení výmaz do 30 dnů |
| Poskytování služby zákazníkovi | identifikace firmy (IČO z veřejného rejstříku ARES), kontaktní osoba, tarif, zkušební období | plnění smlouvy | po dobu smlouvy a poté 3 roky (promlčecí lhůta) |
| Platby, fakturace a účetnictví | fakturační údaje, tarif a zúčtovací období, od platební brány výsledek platby (identifikátor, částka, datum, stav, druh platební metody); údaje o platební kartě nezískáváme | plnění smlouvy; právní povinnost (daňové a účetní doklady) | daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období; ostatní účetní záznamy 5 let od konce účetního období |
| Podpora, reklamace, oznámení obsahu | obsah komunikace, kontakt | plnění smlouvy; oprávněný zájem na vyřízení a obhajobě nároků | 3 roky od vyřízení |
| Asistent Doklio AI | Vaše dotazy a odpovědi, záznam o použití nástrojů | plnění smlouvy (funkce, kterou jste zapnuli) | po dobu trvání smlouvy, nebo dokud konverzaci nesmažete; po skončení smlouvy se vymažou spolu s ostatními daty (čl. 14 VOP); obsah týkající se dat zákazníka se řídí DPA |
| Poptávka a dotaz z formuláře na webu | jméno, e-mail, telefon, název a IČO firmy, zda jste plátce DPH, zvolený tarif a text zprávy; pro ochranu před zneužitím také čas odeslání | kroky před uzavřením smlouvy na Vaši žádost; u dotazu oprávněný zájem na tom, abychom Vám mohli odpovědět | 1 rok od posledního kontaktu, pokud neuzavřeme smlouvu |
| Upozornění na spuštění a novinky (newsletter) | e-mail, datum a znění uděleného souhlasu | Váš souhlas | do odvolání souhlasu; záznam o udělení a odvolání souhlasu 3 roky |
Oprávněným zájmem je bezpečný provoz služby, ochrana dat zákazníků a možnost doložit, kdo co v aplikaci udělal.
Analytické, reklamní ani sledovací nástroje bez Vašeho souhlasu nepoužíváme. Obchodní sdělení posíláme jen tomu, kdo se k jejich odběru sám přihlásí. Odhlásit se můžete odkazem v každém e-mailu nebo na gdpr@doklio.cz.
4. Cookies a úložiště v prohlížeči
Při první návštěvě webu doklio.cz se Vás zeptáme, jaké cookies povolíte. Nezbytné cookies a úložiště používáme vždy, protože bez nich web ani aplikace nefungují. Analytické a marketingové cookies použijeme jen s Vaším souhlasem. Odmítnout je můžete stejně snadno jako přijmout a volbu kdykoli změníte odkazem Nastavení cookies v patičce webu.
| Cookie | K čemu slouží | Platnost |
|---|---|---|
sb-…-auth-token | přihlášení (relace) | do odhlášení, nejdéle 400 dní |
doklio-recovery-capability | bezpečná obnova hesla | 10 minut |
doklio-vzhled | Vámi zvolený vzhled aplikace (světlý/tmavý režim) | 1 rok |
doklio-preview | přístup do neveřejné náhledové verze před spuštěním | 30 dní |
doklio-consent (místní úložiště webu) | Vaše volba ohledně cookies | 12 měsíců, poté se zeptáme znovu |
Do místního úložiště prohlížeče ukládáme jen nastavení rozhraní (například rozbalené panely).
Analytické ani marketingové nástroje na webu nyní nepoužíváme. Pokud je nasadíme, uvedeme je v této tabulce a spustí se až po Vašem souhlasu.
5. Komu údaje předáváme
5.1 Údaje zpracovávají naši dodavatelé jako zpracovatelé, jen podle našich pokynů a v EU:
| Dodavatel | Co dělá |
|---|---|
| Supabase | databáze, úložiště souborů, přihlašování |
| Vercel | běh webové aplikace |
| Microsoft (Azure) | asistent Doklio AI a vytěžování dokladů; odesílání e-mailů |
| Seznam.cz | e-mailová schránka a doručení zpráv z formulářů na webu |
Přesná místa zpracování uvádí příloha Smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA).
5.2 Platby zpracovává provozovatel platební brány GoPay, GoPay Czech, odštěpný závod zahraniční právnické osoby Worldline NV, IČO 22177469, se sídlem Senovážné nám. 1736, 370 01 České Budějovice, zapsaný u Krajského soudu v Českých Budějovicích, oddíl A, vložka 11596, jako samostatný správce podle svých pravidel ochrany soukromí. Údaje o platební kartě zadáváte přímo jemu; my je nezískáváme ani neukládáme a od GoPay dostáváme jen výsledek platby.
Chybnou platbu reklamujte u nás na fakturace@doklio.cz nebo datovou schránkou 7jibmhq.
5.3 Údaje předáváme orgánům veřejné moci, jen pokud nám to ukládá zákon.
5.4 Vaše data ukládáme a zpracováváme v datových centrech v EU (Frankfurt). Pokud některý z našich ověřených dodavatelů zajišťuje službu z jiné země, je přístup chráněný standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí, tedy stejnou úrovní ochrany jako v EU.
6. Automatizované rozhodování
Nerozhodujeme o Vás výlučně automatizovaně s právními nebo podobně závažnými účinky. Asistent Doklio AI nic nerozhoduje ani sám neprovádí; operaci s důsledky provede jen po Vašem potvrzení.
7. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup ke svým údajům a jejich kopii
- na opravu
- na výmaz
- na omezení zpracování
- na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli na základě smlouvy
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz
Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce a dáme Vám vědět proč. Vyřízení je zdarma.
8. Musíte nám údaje dát?
Údaje k účtu jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy; bez nich Doklio nemůžete používat.
9. Děti
Doklio je služba pro firmy a nepoužívají ji osoby mladší 15 let.
10. Změny zásad
O podstatných změnách těchto zásad Vás informujeme e-mailem a v aplikaci předem.